Sammanfattning av seminariet ”Krymper välfärdens kärna medan den kommunala administrationen växer?”
I försommarvärmen 27 maj ordnade ESO ett välbesökt halvdagsseminarium om den växande kommunala administrationen.
Bild: Eget foto.
Sverige är ett av världens mest decentraliserade länder och kommunerna ansvarar för tunga välfärdsområden som barnomsorg, grundskola, gymnasium, Komvux, äldreomsorg och individ- och familjeomsorg. Kommunerna har en tuff ekonomisk situation med strama budgetar och hårda effektiviseringskrav. När det kärvar ekonomiskt finns bilden av att det är de som arbetar med välfärdens kärna som drabbas av nedskärningar, dvs. personalkategorier som lärare, socialsekreterare eller hemsjukvårdare. Trots ett ökat antal professionella administratörer vältras ofta en del administration ändå över till den verksamhetsnära personalen, vilket leder till att de kan ägna mindre tid till att träffa elever, brukare och patienter.
Gissur Erlingsson, professor i statsvetenskap och ledamot i ESO:s styrelse, modererade seminariet och inledde med att understryka vikten av de svenska primärkommunerna.
– Svenska kommuner gör jättemånga jätteviktiga saker och de gör av med jättemycket pengar. Politik är att prioritera och handlar om hur vi använder ändliga och knappa resurser. Vi måste därför diskutera prioriteringar och ändamålsenlig användning av resurserna, menade Gissur.
Bild: Eget foto.
Annika Wallenskog, chefsekonom på Sveriges Kommuner och Regioner menade att det visserligen finns kommuner som gör sig av med medarbetare till följd av arbetsbrist, men då handlar det snarast om personal i förskola och skola i krympande kommuner – inte socialsekreterare eller undersköterskor. Annika förklarade också att de främsta orsakerna till den ökande administrationen är statlig styrning, särskilt de riktade statsbidragen, och kommunernas egna mål och ambitioner på olika områden. Eftersom samhället blir alltmer komplext med ett allt krångligare regelverk behöver kommunerna mer personal som jobbar med it, upphandling och kommunikation. Tillsyn av offentliga verksamheter sker oftast baserat på dokumentation och dokumentation är också viktigt i kommunala verksamheter för att kunna friskriva sig från ansvar eller helt enkelt kunna ge en bild av vilka insatser som gjorts. Ett konkret exempel på hur det skulle gå att minska administrationen i både regioner och kommuner enligt Annika är om olika digitala system kunde hämta uppgifter från varandra och därmed leda till färre inloggningar för personalen.
– Det viktiga är att den administrativa bördan minskar – inte att antalet administratörer minskar, sa Annika Wallenskog.
Kommunals samhällspolitiska chef Lisa Bondesson gav en aktuell bild av hur situationen ser ut för förbundets medlemmar. Eftersom det kommunala välfärdsuppdraget har vuxit men resurser inte har tillförts i motsvarande utsträckning menade Lisa att det finns en konstant underbemanning i den kommunala välfärden. Den moderna tekniken har förvisso underlättat överflyttningen av administrativa uppgifter till verksamhetsnära personal men det leder till ökad stress på jobbet. I minutstyrning av arbetstiden är det inte alla gånger så att administrativa uppgifter ingår och de måste då utföras på obetald arbetstid. Veronica Magnusson, förbundsordförande i Vision som organiserar många administratörer, menade att det är viktigt att använda administratörernas unika kompetens för att värna välfärdens kärna och att man inte ska dumsnåla på administrativ personal. Den administrativa personalen är enligt henne proffsen som möjliggör för andra yrkesgrupper att utföra sina jobb.
Från forskarhåll framhöll professor Anders Ivarsson Westerberg att det inte finns någon enkel och tydlig definition av ordet administration och att det därför faktiskt inte går att fastställa om administrationen verkligen har ökat. En kvalificerad gissning är dock att den har ökat sedan slutet av 1980-talet och att digitala verktyg har bidragit till utvecklingen eftersom möjligheterna att ”multi-taska” och arbeta med olika saker samtidigt då också har ökat. Det innebär i sin tur att nästan alla jobbar med administration i någon form.
– Det har skett en samtidig amatörisering och professionalisering av administrativa uppgifter, beskrev Anders Ivarsson Westerberg utvecklingen.
Professor Johan Alvehus höll med om att det finns både över- och underadministration i kommunerna. Men professionalisering handlar egentligen inte om att bli duktig på något, utan om att yrkesgrupper skapar monopol på vissa arbetsuppgifter. För att behålla professionens status behöver den hela tiden göra sig av med triviala arbetsuppgifter. På så sätt uppstår samtidigt amatöriseringen av administrationen sa Johan.
Bild: Eget foto.
AI-kommissionären Marcus Matteby, innovationscoachen Ulrika Lundin och doktoranden Åsa Plesner var alla inbjudna för att tala om lösningar på problemet med växande administration: hur ska vi minska den kommunala administrationen. Bland de förslag som nämndes var att testa nya (digitala) arbetssätt i små kommuner eftersom mindre organisationer har lättare att vara kreativa och testa nya lösningar, genomföra ”onödighetsinventeringar” för att identifiera tidstjuvar, ta bort arbetssätt eller arbetsmoment istället för att lägga till och sluta göra uppgifter som inte har något värde. Åsa Plesner lyfte dock ett varningens finger för en övertro på digitala effektiviseringar. För att nå sin fulla potential måste digitala lösningar som t.ex. chattbotar, digitala beslutsstöd och robotar alltid kombineras med personal som kan kontrollera utfallen och resultaten. Digitalisering kan fungera väl om den kombineras med en hel del mänsklig handpåläggning, så kallat ”osynligt digi-arbete”, t.ex. i form av manuellt arbete som korrigerar när AI uppenbart stavar fel eller ställer fel diagnos.
– Digital teknik ökar vår kapacitet att administrera så då blir det att vi administrerar allt mer, avslutade Åsa Plesner sitt inlägg i panelsamtalet.
Läs mer om och se seminariet och presentationsbilder här.